TOBIUS vindt met één druk op de knop topprofielen voor haar klanten
Profiel van TOBIUS NV
TOBIUS NV (Brussel) is sinds de oprichting in 2006 uitgegroeid tot een succesvolle ICT Services & Solutions provider met 125 consultants en een omzet van 12,7 miljoen euro.
Uitdaging
TOBIUS zocht een sofware oplossing om op een efficiënte manier gegevens van klanten en resources te beheren en om het verkoopproces te automatiseren.
Oplossing
Net IT installeerde bij TOBIUS de standaardoplossing
Microsoft Dynamics CRM 4.0., aangevuld met maatwerk voor de specifieke activiteiten van het bedrijf.
Voordelen
· Correcte gegevens van klanten en resources zijn verzameld in één centrale database
· Vaardigheden van resources worden automatisch vergeleken met de klanteneisen
· Online ingave van prestaties versnelt de maandelijkse facturatie
· Gestructureerd verkoopsproces verlicht stress bij account managers
· Groeimogelijkheden door Windows platform, en integratiemogelijkheden met Microsoft EPM en SharePoint
TOBIUS NV werd opgericht in 2006 door drie vennoten, Lode peeters, Xavier Van Looy en Guy Peeters met een sterke achtergrond in ICT project management, business projecten en applicatieontwikkeling. Met deze expertise in huis, evolueerde TOBIUS al snel van een klassiek detacheringbureau naar een belangrijke ICT Services & Solutions provider met 125 consultants, waarvan 37 in vast dienstverband. In 2008 realiseerde TOBIUS een omzet van 12,7 miljoen euro. TOBIUS’ klantenportefeuille bestaat voornamelijk uit grote bedrijven zoals SD Worx, KBC, NMBS, Acerta, Belgacom, Fortis, Digipolis, etc.
“Onze consultants kunnen thuis of op het werk inloggen en hun prestaties invoeren. Eenmaal per maand maakt Dynamics CRM op basis van deze gegevens alle facturen op, waarna deze worden geïmporteerd in het boekhoudpakket. Vroeger duurde het tien dagen om de facturen buiten te krijgen; vandaag klaren we dat in slechts één dag!”
Lode Peeters, Managing Director, TOBIUS nv
TOBIUS is actief in drie competentiedomeinen, zijnde enterprise project management, application development en testing services, waarmee de volledige levenscyclus van een klassiek ICT kan worden afgedekt. In deze domeinen levert TOBIUS gespecialiseerde oplossingen en diensten op maat van haar klanten, gaande van consultants die tijdelijk meewerken aan een project, of permanente medewerkers in haar functie als erkend nationaal rekruteringsbureau, of doorgedreven advies omtrent implementatie van bepaalde tools, processen en methodologieën.
Lode Peeters, vennoot en managing director, over de troeven van TOBIUS: “Als autonome Belgische entiteit kunnen we snel inspelen op nieuwe opportuniteiten, maar evengoed onmiddellijk ingrijpen in geval van problemen. Onze medewerkers zijn zeer commercieel gedreven en wat we onze klanten beloven, maken we waar. Kwaliteit staat hierbij voorop: wij garanderen een zorgvuldige screening van de kandidaten en leveren sterke professionals.”
Driemaal heruitgevonden in drie jaar tijd
Elk bedrijf dat zo snel evolueert, komt voor een belangrijke uitdaging op vlak van ICT te staan.
Lode Peeters getuigt: “Op drie jaar tijd hebben we onszelf drie maal moeten heruitvinden. We zijn relatief klein begonnen met gehoste applicaties voor e-mail en boekhouding. Omwille van de flexibiliteit hebben we vrij snel besloten om alles zelf te beheren. We installeerden een eigen mailserver en kochten een boekhoudpakket aan. Om alle informatie rond klanten, resources, sales en projecten te bundelen, investeerden we tenslotte in Microsoft Dynamics CRM 3.0. In 2008 bleek deze draag-balans echter nog te licht in verhouding tot de felle groei en zijn we volledig opnieuw begonnen met een nieuw serverrack en virtualisatie van alle applicaties. Tegelijk zijn we in zee gegaan met CRM partner Net IT, om een maximum aan integratie te creëren tussen onze applicaties en Microsoft Dynamics CRM 4.0.”
Klanten vs. resources
In de meeste bedrijven vind je onder ‘contacten’ alle klanten en prospecten. Bij TOBIUS liggen de zaken iets anders.
“Naast klantengegevens hebben wij vooral een grote massa kandidaatgegevens te beheren. Daarom wordt er in ons systeem een onderscheid gemaakt tussen klanten en resources. Van deze resources is het complete CV beschikbaar, van contactgegevens tot specifieke vaardigheden”, aldus Lode Peeters.
Wanneer een klant een aanvraag doet bij TOBIUS, wordt in Microsoft Dynamics CRM een opportuniteit gecreëerd. In deze sector betekent dat ondermeer een opsomming van gewenste vaardigheden.
Lode Peeters: “Heel handig is de ‘match’ functionaliteit die op dit niveau werd uitgewerkt: met één druk op de knop worden de resources afgewogen tegen de eisen van de klant en krijgen wij een lijst van geschikte kandidaten gepresenteerd.”
Online prestatiegegevens voor efficiënte facturatie
Net IT ontwikkelde voor TOBIUS een webapplicatie voor de verwerking van ‘timesheets’.
“Onze consultants kunnen dan thuis of op het werk inloggen en hun prestaties invoeren. Het mooie is dat zowel wij, als de klant, als de resources zelf, deze kunnen valideren via een goedkeuringstraject. Hiermee sparen we een hoop papierwerk en discussies uit. Eénmaal per maand maakt Dynamics CRM op basis van deze gegevens alle facturen op, waarna deze worden geïmporteerd in het boekhoudpakket. Vroeger duurde het tien werkdagen om de facturen buiten te krijgen; vandaag klaren we dat in slechts één dag!”, aldus een tevreden Lode Peeters.
Gestructureerd verkoopsproces
De performantie van het salesteam is er sterk op vooruit gegaan dankzij Microsoft Dynamics CRM en de integratie met Outlook. Vroeger hielden de verkopers alles bij in Word, Excel, of Outlook. Nu hebben ze één standaard systeem dat hen ondersteunt bij het opvolgen van communicatie met klanten, bij het opstellen van offertes en het afsluiten van orders. Automatische triggers herinneren hen tijdig aan belangrijke taken of afspraken, waardoor zij minder stress ondervinden bij het uitvoeren van hun job. Het systeem verplicht hen tegelijk om zeer accuraat alle klantengegevens in te voeren, waardoor de kans op fouten of verouderde informatie aanzienlijk afneemt.
Binnenkort zal elke verkoper ook over een eigen dashboard beschikken waarin hij een overzicht krijgt van zijn KPI’s en openstaande projecten.
Op het verlanglijstje
Net als de mogelijkheden van Microsoft Dynamics CRM, zijn ook de ideeën van het management van TOBIUS NV nog niet uitgeput.
“Voor onze rekruteringsactiviteiten willen we nog graag een module laten uitwerken waarin de kalender en de status van de sollicitaties worden bijgehouden. Deze module zou ook moeten dienen voor de opvolging en evaluaties van bestaande resources”, stelt Lode Peeters.
Klantenorders leiden tot contracten - zowel met de klant als met de freelancers - en het beheer daarvan is een
heikel punt. Zeker in crisistijden, omdat dan vooral met maandelijkse contracten wordt gewerkt.
“Elke maand contracten opstellen voor 125 consultants is niet alleen tijdrovend, het gevaar bestaat ook dat zij prestaties afleveren vooraleer het contract getekend is. Daarom willen we het opstellen en controleren van contracten graag automatiseren”, aldus Lode Peeters.
Koppeling met EPM server en SharePoint
Omdat TOBIUS onder andere gespecialiseerd is in de implementatie van Enterprise Project Management server van Microsoft, zal het bedrijf samen met Net IT een toepassing uitwerken die op basis van gegevens uit Dynamics CRM (orders, ‘match’ profielen) een overzicht geeft van de status en rentabiliteit van alle projecten.
Eenmaal dit achter de rug is, wil TOBIUS alles verbinden met SharePoint zodat er een collaboration platform ontstaat waarin gegevens en documenten gedeeld kunnen worden.
Conclusie
Lode Peeters is erg te spreken over de nieuwe software. “Eindelijk beschikken we over een krachtig systeem dat al onze processen opvangt en dat ons toelaat om zonder kopzorgen verder te groeien. Net IT heeft ons hierin zeer professioneel begeleid. Hun mensen zijn echte experts en kennen geen uren. Zij gaan 100% voor de oplossing.”