Microsoft Flow: hoe bedrijfsprocessen en taken automatiseren?

Met de slogan ‘Minder werken, meer doen’ werd Microsoft Flow in 2016 toegevoegd aan het zakelijke applicatie platform van Microsoft, waarvan ook Microsoft Dynamics 365, Office 365 & PowerApps deel uitmaken.

Wat kan u doen met Microsoft Flow?

Microsoft Flow is een online platform waarmee u bedrijfsprocessen eenvoudig kan automatiseren. U kan tijdrovende en herhalende bedrijfsprocessen en -taken omzetten in werkstromen (flows).

U kan bijvoorbeeld de volgende taken automatiseren:

  • direct reageren op meldingen of e-mails met hoge prioriteit
  • nieuwe verkoopleads vastleggen, volgen en opvolgen
  • bestanden tussen twee services kopiëren
  • gegevens verzamelen over uw bedrijf en deze informatie delen met uw team
  • goedkeuringsprocessen automatiseren

Net IT CRM blog: Microsoft Flow

Microsoft Flow maakt verbinding met meer dan honderd apps en services; waaronder eigen Microsoft services, zoals Microsoft Dynamics 365 en Office 365;  en ook met publieke services; zoals Dropbox en Twitter.

Hoewel Microsoft Flow een louter online platform is, kan u ook verbinding maken met uw eigen lokale services via de on-premises gegevensgateway. Wenst u hierover meer informatie, contacteer ons vrijblijvend.

Contacteer ons voor meer informatie

Hoe gaat u te werk?

Na registratie kan u zelf een stroom of flow creëren of u kan kiezen uit een hele reeks stroomsjablonen. Deze sjablonen zijn kant-en-klare stromen voor populaire en veelvoorkomende scenario’s. U kan bijvoorbeeld een sjabloon kiezen waarbij u automatisch een melding krijgt als u een e-mail van een topklant in uw Office 365-postvak binnenkrijgt. Of u kan ervoor kiezen om een pushmelding te ontvangen wanneer uw favoriete blog werd bijgewerkt. Hoe u deze meldingen krijgt – (via SMS, e-mail, Slack, MS flow app, …) – kan u bepalen in het sjabloon zelf.

Net IT CRM blog: Microsoft Flow - screenshot starten met sjablonen

Wanneer u zelf een volledig nieuwe stroom maakt, bedenkt u alles helemaal zelf. Als u echter met een sjabloon werkt, dan hebt u alleen toegang tot de services in het sjabloon nodig om er direct mee aan de slag te gaan.

Hoe kan u Microsoft Flow gebruiken met Microsoft Dynamics 365?

Als u bent ingelogd op het Microsoft Flow platform, ziet u via deze link welke triggers (waardoor de stroom wordt geactiveerd) en acties er beschikbaar zijn voor de Microsoft Dynamics 365 connector.

Net IT CRM blog: Microsoft Flow - Dynamics 365 triggers

Vervolgens kan u een eigen stroom creëren vanaf nul of u kan ook kiezen uit een hele reeks stroomsjablonen.

Net IT CRM blog: Microsoft Flow - Dynamics 365 sjablonen

In Microsoft Dynamics 365 (sinds versie 9.0 update) is er een ingebouwde Flow-functie in Dynamics 365. Hiermee kan u vanuit Dynamics 365 een stroom activeren door op een ‘Flow knop’ te klikken. Bovendien kan u Microsoft Flow openen vanuit Dynamics 365 om uw stromen weer te geven, te bewerken of om nieuwe stromen te maken.

Net IT CRM blog: screenshot Microsoft Flow knop in Dynamics 365

!! Als u deze ‘Flow knop’ in Dynamics 365 wilt gebruiken, dan moet deze worden ingeschakeld via de ‘Systeeminstellingen’ van uw organisatie.

Net IT CRM blog: Microsoft Flow Dynamics 365 - Microsoft Flow in of uitschakelen

Kan u Microsoft Flow ook gebruiken op uw mobiele toestel?

Microsoft Flow is mobiel beschikbaar via de Microsoft Flow App voor iOS, Android of Windows Phone. Als u onderweg bent, kan u dus ook stromen controleren, beheren en creëren op basis van een sjabloon.

Net IT CRM blog: Microsoft Flow mobile app

 


Wenst u meer informatie over Microsoft Flow en/of Microsoft Dynamics 365? Stuur een e-mail naar crm@net-it.be of bel ons op +32 9 361 82 33 .

Contacteer ons