Notulenbeheer met CRM voor lokale overheden

U zoekt een oplossing om de organisatie van vergaderingen gebruiksvriendelijker, meer gestructureerd en efficiënter te doen verlopen? Als u notulenbeheer integreert met een CRM oplossing, dan bent u al een hele stap vooruit. Alle informatie over vergaderingen, agendapunten, besluiten en verslagen wordt namelijk centraal opgeslagen en blijft raadpleegbaar voor later gebruik. U vermijdt meervoudige en onnodige registraties en dus een hoge administratieve werklast.

Net IT CRM Blog: Notulenbeheer met CRM - afbeelding vergaderruimte

CRM module notulenbeheer van Net IT

Binnen Net IT’s CRM oplossing voor lokale overheden (midoffice oplossing) bestaat er een specifieke module voor notulen- of vergaderbeheer. Vorig jaar hebben we deze module, samen met de CRM werkgroep voor lokale overheden, uitgebreid met een portaal om digitaal te vergaderen.

De CRM module voor notulenbeheer die Net IT ontwikkelde, bevat standaard:

  • ondersteuning en beheer van 4 types vergaderingen (Gemeenteraad, College Burgemeester en Schepenen, Raad voor maatschappelijk welzijn, Raad van Bestuur Autonoom Gemeentebedrijf);
  • beheer van agendapunten en organisatie van de voorbereiding;
  • registratie van aanwezigheden, stemmingen, gebeurtenissen en belangenvermenging;
  • registratie en opvolging van beslissingen;
  • geautomatiseerde documentgeneratie (zoals voorbereidingsdocumenten, verslagen en uittreksels) o.b.v. Microsoft Word templates;
  • e-mailnotificaties van beslissingen en werkopdrachten aan andere diensten die gekoppeld zijn aan een agendapunt;
  • integratie met Microsoft Sharepoint en met de andere modules van de midoffice oplossing, zoals het centraal adressen- en dossierbeheer.

Download productfiche notulenbeheer met crm

Gebruiksvriendelijk en veilig

De module voor notulenbeheer is bijzonder gebruiksvriendelijk en de nodige automatisaties zijn voorzien om de toepassing ervan zo eenvoudig mogelijk te maken. Om een nieuwe gebruiker toegang te geven tot de module volstaat het dat u de gebruiker aanmaakt in Microsoft Dynamics 365 en de nodige beveiligingsrollen toewijst. Door het toekennen van deze beveiligingsrollen zorgt u ervoor dat de veiligheid van de gegevens wordt gegarandeerd.  De gebruiker ziet enkel die gegevens waartoe hij/zij gemachtigd is.

Omdat Net IT’s CRM oplossing voor lokale overheden is ontwikkeld bovenop Microsoft Dynamics 365, wordt ook de veiligheid van informatie gewaarborgd via het uitgebreide security model in Microsoft Dynamics 365.

Net IT CRM Blog: Afbeelding gebruiksvriendelijk tevreden werknemer

Efficiënt en digitaal vergaderen

Samen met enkele besturen binnen de CRM werkgroep voor lokale overheden hebben we een ‘portaal digitaal vergaderen’ gerealiseerd. Dit portaal is een webapplicatie dat is gesynchroniseerd met de midoffice CRM oplossing. Raadsleden die geen toegang hebben tot CRM kunnen dan toch al via het portaal agendapunten vooraf bekijken, stemmen en beoordelen.

Dit portaal kan volledig ingericht worden in de huisstijl van uw stad, gemeente of OCMW.

Screenshot 1

Startpagina van het portaal met een overzicht van de gepubliceerde zittingen. Via configuratie in Dynamics 365 kunnen ‘beheerders van de vergadering’ (secretarissen) beslissen welke zittingen op het portaal gepubliceerd worden.
Afhankelijk van de rechten van het raadslid, zal hij/zij enkel de zittingen zien waar hij/zij toegang tot heeft.

Net IT CRM Blog: Notulenbeheer met CRM - screenshot 01 portaal digitaal vergaderen

Screenshot 2

Agendapunten waarop vooraf kan gestemd worden.

Net IT CRM Blog: Notulenbeheer met CRM - screenshot 02 portaal digitaal vergaderen

Screenshot 3

Overzicht aan-/afwezigheden van de genodigden.

Net IT CRM Blog: Notulenbeheer met CRM - screenshot 03 portaal digitaal vergaderen


U bent benieuwd naar meer? Stuur een e-mail naar crm@net-it.be of bel ons op +32 9 361 82 33 .

Contacteer ons