Download de customer case

Efficiënter werken dankzij de CRM oplossing op Windows Azure

Profiel

Het Agentschap Ondernemen is een Vlaams overheidsagentschap dat de beleidsdomeinen Economie, Wetenschap en Innovatie ondersteunt. Het is ontstaan in 2009 bij de samensmelting van het Agentschap Economie en het Vlaams Agentschap Ondernemen. De organisatie telt 280 medewerkers.

Uitdaging

De verschillende diensten binnen het Agentschap Ondernemen werkten met een eigen ontwikkeld beheersysteem dat na 14 jaar aan vernieuwing toe was. Bepaalde afdelingen met specifieke opdrachten werkten met aparte databases zodat het moeilijk was om op een efficiënte manier alle beschikbare informatie te delen. Gegevens werden ook nog vaak manueel ingevoerd, wat het risico op fouten groter maakte. Daarom ging het Agentschap Ondernemen op zoek naar een nieuw centraal CRM-systeem waarin het alle contactinformatie van de nieuwe organisatie zou kunnen bewaren en delen.

Oplossing

Het consortium HP-Belgacom, ICT-leverancier voor de Vlaamse overheid, nam Net IT onder de arm voor de realisatie van dit project. Net IT hevelde alle bestaande informatie uit het oude CRM-systeem over naar Dynamics CRM Online. De software werd aangepast, de werkingsprocessen en het informatiebeheer werden in detail herbekeken en geoptimaliseerd.

Het Agentschap Ondernemen gebruikt Microsoft Dynamics CRM Online, op maat aangepast door Net IT, als centrale kennisdatabase voor alle diensten. Het agentschap gebruikt de software om zijn kerntaken te organiseren, zoals de behandeling van vragen, informatieverstrekking aan bedrijven en de organisatie van evenementen. Die processen verlopen nu op een uniforme en gestructureerde manier die alle gewenste mogelijkheden biedt voor opvolging. Dat komt de kwaliteit van de dienstverlening ten goede.

Het nieuwe informatiesysteem bevat naast interne contactgegevens ook alle beschikbare contacten bij de klanten. Die dienen als vertrekpunt waaronder alle contactmomenten worden opgeslagen, zoals gestelde vragen, e-mails, deelname aan evenementen en registratie voor nieuwsbrieven. Medewerkers die op bedrijfsbezoek gaan, bijvoorbeeld, kunnen dus eerst die voorgeschiedenis bekijken.

Dankzij de gecentraliseerde aanpak kon Net IT workflows instellen en het nieuwe CRM-systeem koppelen aan onder meer de Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen. Dat levert meer efficiëntie op, minder tijdverlies en minder risico op foute gegevens. Op korte termijn krijgen alle 280 medewerkers een volledig zicht op hun klanten door de bijkomende integratie van systemen die vroeger afzonderlijk functioneerden.