Sector

Vlaamse Overheid

Regio

Vlaanderen

Diensten

Contactcenter beheer, subsidiebeheer

Technologie

Microsoft Dynamics CRM + SharePoint

Uitdaging

Het Agentschap Innoveren en Ondernemen is een Vlaams overheidsagentschap dat de beleidsdomeinen Economie, Wetenschap en Innovatie ondersteunt. Het is ontstaan in 2009 bij de samensmelting van het Agentschap Economie en het Vlaams Agentschap Ondernemen.

De verschillende diensten binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen werkten met een eigen ontwikkeld beheersysteem dat na 14 jaar aan vernieuwing toe was. Bepaalde afdelingen met specifieke opdrachten werkten met aparte databases zodat het moeilijk was om op een efficiënte manier alle beschikbare informatie te delen. Gegevens werden ook nog vaak manueel ingevoerd, wat het risico op fouten groter maakte. Daarom ging het Agentschap Innoveren en Ondernemen op zoek naar een nieuw centraal CRM systeem waarin het alle contactinformatie van de nieuwe organisatie zou kunnen bewaren en delen.

Oplossing

Het consortium HP-Belgacom, ICT-leverancier voor de Vlaamse overheid, nam Net IT onder de arm voor de realisatie van dit project. Net IT hevelde alle bestaande informatie uit het oude CRM systeem over naar Dynamics CRM Online. De software werd aangepast, de werkingsprocessen en het informatiebeheer werden in detail herbekeken en geoptimaliseerd.

Het Agentschap Innoveren en Ondernemen gebruikt Microsoft Dynamics CRM Online, op maat aangepast door Net IT, als centrale kennisdatabase voor alle diensten. Het agentschap gebruikt de software om zijn kerntaken te organiseren, zoals de behandeling van vragen, informatieverstrekking aan bedrijven en de organisatie van evenementen. Die processen verlopen nu op een uniforme en gestructureerde manier die alle gewenste mogelijkheden biedt voor opvolging. Dat komt de kwaliteit van de dienstverlening ten goede.

Het nieuwe informatiesysteem bevat naast interne contactgegevens ook alle beschikbare contacten bij de klanten. Die dienen als vertrekpunt waaronder alle contactmomenten worden opgeslagen, zoals gestelde vragen, e-mails, deelname aan evenementen en registratie voor nieuwsbrieven. Medewerkers die op bedrijfsbezoek gaan, bijvoorbeeld, kunnen dus eerst die voorgeschiedenis bekijken.

Dankzij de gecentraliseerde aanpak kon Net IT workflows instellen en het nieuwe CRM systeem koppelen aan onder meer de Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen. Dat levert meer efficiëntie op, minder tijdverlies en minder risico op foute gegevens. Op korte termijn krijgen alle medewerkers een volledig zicht op hun klanten door de bijkomende integratie van systemen die vroeger afzonderlijk functioneerden.

Luc Boone CRM Program Manager
“Door veel meer informatie te delen met collega’s en tussen onze verschillende afdelingen, werken we efficiënter en correcter.”

Efficiënter samenwerken, informatie delen en betere klantenservice

Agentschap Innoveren en Ondernemen gebruikt CRM als centrale kennisdatabase voor al haar diensten. Zo kunnen de medewerkers van de verschillende afdelingen efficiënter samenwerken, informatie delen en een betere klantenservice leveren. Daarnaast organiseert Agentschap Innoveren en Ondernemen infosessies, voordrachten en andere evenementen via CRM. Dit via een specifieke evenementenmodule die Net IT samen met het agentschap ontwikkelde.

  • Zoekt u een oplossing om uw diensten efficiënter te laten samenwerken?
  • Wilt u dat de dienstverlening van uw organisatie vlotter verloopt?
  • Wenst u een centrale kennisdatabank op te bouwen met correcte, up-to-date informatie?

Download gratis dit klantverhaal en ontdek hoe ze dit alles realiseren bij Agentschap Innoveren en Ondernemen.

CRM TIPS ONTVANGEN

U wilt geen blogartikel missen? U wilt op de hoogte blijven van alle CRM tips en trends en nieuws over Microsoft Dynamics 365? Schrijf u nu in en ontvang alle nuttige info elke maand in uw mailbox.
Stay tuned!