Slimmer werken door Dynamics 365 te combineren met Office 365

Als u zakelijke softwaretools gebruikt die niet met elkaar integreren, dan laat u veel mogelijkheden liggen om productiever en “slimmer” (samen) te werken.

Wat als … uw CRM-systeem en e-mailsoftware niet geïntegreerd zijn

Om e-mails bij te houden in CRM moeten uw werknemers eerst de e-mail lokaal opslaan en vervolgens opladen in CRM. Dit is zó omslachtig en complex, dat weinig van uw werknemers zich hiermee gaan bezighouden. Gevolg: er worden veel te weinig e-mails bijgehouden in CRM waardoor de complete contacthistoriek ontbreekt. Als u ervoor zorgt dat uw CRM-omgeving integreert met uw e-mailsoftware, dan kan u met één simpele muisklik een e-mail in CRM bijhouden. Bovendien koppelt CRM een e-mailbericht automatisch met elk contact– of lead-record op basis van het overeenkomende e-mailadres.

Zo zorgt de Dynamics 365 App voor Outlook ervoor dat Dynamics 365 en Microsoft Outlook met elkaar ‘babbelen’. U kan:

  • Outlook e-mails, vergaderingen en afspraken koppelen aan een record in Dynamics 365;
  • terwijl u in Outlook werkt, informatie zien over accounts, contacts of leads opgeslagen in CRM;
  • Outlook-contactpersonen bijhouden (‘tracken’) in Dynamics 365;
  • kennisartikelen of verkoopdocumentatie uit CRM toevoegen aan een e-mail;
  • een CRM-record vanuit een Outlook e-mail rechtstreeks openen.

Net IT CRM Blog: Slimmer werken

>> Bekijk de demonstratie video van de Dynamics 365 App voor Outlook.
>> Lees ook: Tip: e-mails, afspraken en taken bijhouden in Dynamics 365 via Outlook-categorie

Wat als … uw CRM software niet toelaat om documenten te genereren o.b.v. uw gegevens

Dan gaan medewerkers gegevens uit CRM “copy-pasten” naar documenten. Dat is geen goed idee, want zo ontstaan er meerdere inconsistente versies. Bijvoorbeeld, een medewerker maakt manueel een offerte op, verlaagt de verkoopprijs direct in het offerte document zelf en vergeet uit verstrooidheid het Quote-record in CRM aan te passen. Als u dan factureert vanuit CRM, dan krijgt de klant een hogere factuur dan wat er op de ondertekende offerte stond. Kan u zich de reactie van uw klant al voorstellen?

Daarom is het dus ook nuttig als uw CRM-omgeving is geïntegreerd met kantoorsoftware. Want dan kan u op een consistente manier professioneel opgemaakte documenten (bv. bestelbons, facturen, contracten, …) naar uw klanten versturen. Zo werkt Dynamics 365 perfect samen met Microsoft Word. U maakt eerst een Word-sjabloon in uw eigen huisstijl en importeert dit in Dynamics 365. Daarna kunnen uw medewerkers vanuit een Dynamics 365-record een standaarddocument genereren met de juiste gepersonaliseerde gegevens. 

Net IT CRM Blog: Slimmer werken kantoor

Als u wél automatisch documenten genereert vanuit CRM, maar er is geen integratie met documentbeheersoftware, dan is het een gedoe om de gegenereerde documenten centraal en op een consistent gestructureerde manier te bewaren. Als uw medewerkers documenten manueel op de juiste locatie moeten brengen, is de kans groot dat ze dit niet consistent doen en dat daardoor documenten soms moeilijk terug te vinden zijn.

Danzij de integratie van Microsoft Dynamics 365 met Word én Sharepoint is het gemakkelijk om gegenereerde Word-documenten automatisch te bewaren in een Sharepoint-folder die gekoppeld is aan het overeenkomstige CRM-record. Documenten die aan Sharepoint zijn toegevoegd, kan u ook direct openen vanuit de Dynamics 365 interface. Zo kunnen u en uw collega’s vanuit Dynamics 365 alle belangrijke documenten rond een specifieke klant raadplegen. Dit vergemakkelijkt niet alleen documentbeheer, maar bespaart ook kostbare CRM databaseruimte.

Net IT CRM blog: Slimmer werken Microsoft Sharepoint

Wat als … u vanuit CRM gegevens wilt exporteren en importeren

Dat is een serieuze uitdaging als uw CRM-tool niet is geïntegreerd met kantoorsoftware. Nochtans kan het wel eens handig zijn om CRM-gegevens te exporteren naar Excel, om bijvoorbeeld snelle data-analyses te doen of om grote hoeveelheden CRM-records te bewerken. Vanuit Dynamics 365 kan u via de “Export to Excel”-knop CRM-gegevens in een statisch of een dynamisch Excel-bestand gieten of naar een PivotTable exporteren. Als u gegevens exporteert naar een dynamisch Excel-bestand of een PivotTable, dan blijven de gegevens gekoppeld aan Dynamics 365 en worden uw rapporten dus dynamisch bijgewerkt. En omdat de gegevens afkomstig zijn uit Dynamics 365, worden ook de beveiligingsrollen gehandhaafd.

U kan ook kiezen voor “Open in Excel online” en dan werkt u in een vertrouwd Excel-bestand in Dynamics 365 zelf. Als verkoopmanager kan u bijvoorbeeld openstaande opportuniteiten openen in Excel-online en bv. een “what-if”-analyse uitvoeren van verschillende incentive-scenario’s voor uw sales mensen.

Om Excel-gegevens te importeren in Dynamics 365, zoals Excel-bestanden met contactpersonen, leads en accounts, kan u hiervoor specifeke “Sjablonen voor gegevensimport” vanuit Dynamics 365 downloaden.

 Wat als … u communicatie tussen collega’s kan vergemakkelijken

“Slimmer werken”, dat is er ook voor zorgen dat iedereen binnen een team, ongeacht waar en op welk apparaat ze werken, ze gemakkelijk kunnen deelnemen aan de gesprekken die het team bezighouden. Daarom dat software zoals Microsoft Teams zo aan populariteit wint. We lazen deze week nog in een nota van Satya Nadella dat de chatdienst van Office 365 al door meer dan 300.000 organisaties wereldwijd wordt gebruikt.

Het is dan ook goed nieuws dat Microsoft volop bezig is met de nieuwe integratie van Microsoft Teams én de Sales app van Dynamics 365 (beschikbaar als preview). Als verkoper kan u hiermee een Microsoft Teams-kanaal verbinden met een Dynamics 365-record, zoals een opportuniteit. Zo mist niemand de laatste gesprekken en communicatie over de verkoopkans in kwestie.

Deze laatste integratie is voorlopig als preview beschikbaar en dus nog niet voltooid. Ze wordt al beperkt beschikbaar gesteld aan klanten zodat zij feedback kunnen geven, vooraleer de integratie officieel wordt vrijgegeven. Dit wordt dus zeker vervolgd.


Kunnen wij u helpen bij de integratie van Dynamics 365 én Office 365?
Laat het ons weten.

Contacteer ons