How-to: nieuwe case creëren in Dynamics 365 vanuit Outlook e-mail?

Met de Microsoft Dynamics 365 app voor Outlook kan u e-mails, vergaderingen en afspraken koppelen aan een record in Dynamics 365; vanuit een e-mail een Dynamics 365 record rechtstreeks openen, enz. Dit waar en wanneer u wilt – op uw desktop, via web of via uw mobiele toestel.

>> Lees meer: Wat is de Microsoft Dynamics 365 app voor Outlook?

U kan ook vanuit een Outlook e-mail een nieuwe case creëren in Microsoft Dynamics 365, én deze e-mail vervolgens linken aan de case. Dit zonder dat u moet switchen tussen de schermen van Outlook en Microsoft Dynamics 365.

Net IT CRM blog: screenshot Microsoft Dynamics 365 app voor Outlook

Hoe doet u dit?

Stap 1: klik op Track.

Stap 2: klik op New.

Stap 3: selecteer Case van de dropdown lijst.

Net IT CRM blog: case creëren in Dynamics 365 - stappen 1 - 2 - 3

!! Het is mogelijk dat u ‘Case’ niet ziet staan in de dropdown lijst. Meestal betekent dit dat u geen rechten hebt om in Dynamics 365 nieuwe cases te creëren of aan te passen. U kan dan aan uw administrator van Dynamics 365 vragen om deze rechten aan u toe te kennen.

Stap 4: pas de velden aan of voeg velden toe in het ‘quick create’ formulier.

Als de afzender van de e-mail al bestaat in Dynamics 365, dan worden sommige velden automatisch ingevuld:

  • ‘Customer’ veld wordt automatisch ingevuld met de accountnaam van de afzender
  • ‘Case Title’ veld wordt automatisch ingevuld met het onderwerp van de e-mail

Net IT CRM blog: case creëren in Dynamics 365 - stap 4

 

Op dit formulier kan u ook het vinkje ‘Open record after saving’ aanduiden. Als u dit doet dan zal de case in uw browser worden geopend, nadat u het formulier heeft opgeslagen. Op die manier kan u nog meer details over de case aanvullen die niet op het ‘quick create’ formulier konden worden ingevuld.

Stap 5: klik op Save en de nieuwe case is aangemaakt in Microsoft Dynamics 365. De app wijst de case automatisch toe aan u als eigenaar (‘owner’).

Net IT CRM blog: case creëren in Dynamics 365 - stap 5

Tip: Een case is niet het enige wat u kan creëren in Microsoft Dynamics 365 vanuit een Outlook e-mail. U kan ook een lead, opportuniteit, … maken,  afhankelijk van wat er geconfigureerd is.


Gaat u graag aan de slag met de Microsoft Dynamics 365 app voor Outlook? Laat het ons weten, stuur een e-mail naar crm@net-it.be of bel ons op +32 9 361 82 33 .

Contacteer ons

* Bron voor dit artikel: https://blogs.msdn.microsoft.com/crm/2017/07/25/convert-email-to-a-case-with-a-few-clicks-in-dynamics-365-app-for-outlook/