Tips voor sales activity management

Het behoort tot de opdracht van de sales manager om de activiteiten van de sales mensen te kanaliseren. Dit met als doel om het beste mogelijke verkoopresultaat te realiseren op een zo efficiënt mogelijke manier. Opvolging van het verkoopproces is van cruciaal belang om sales doelstellingen te behalen en te overstijgen. Om de effectiviteit en de efficiëntie van een sales team te kunnen verbeteren, wil u inzicht in wat uw verkopers doen (en in het verleden gedaan hebben) en hoe zij werken en wil u de mogelijkheid om te kunnen bijsturen waar nodig.

Hoe kan Microsoft Dynamics CRM u hierbij ondersteunen?

Een eerste stap is uiteraard om verkoopkansen (i.e. opportuniteiten) systematisch bij te houden en op te volgen in Microsoft Dynamics CRM (i.e. sales pipeline management). Op regelmatige basis overloopt u met uw verkopers de status van de opportuniteiten waar ze op werken en bespreekt u de vervolgacties die moeten leiden naar succes. Om dit praktisch te organiseren is het aangewezen om te werken met activiteiten die u koppelt aan opportuniteiten in CRM.

Wat zijn activiteiten in CRM?

Activiteiten zijn de ruggengraat van CRM. Heel concreet gaat het over het bijhouden en plannen van e-mails, telefoongespreken, taken en afspraken. Activiteiten kan u uitsplitsen in “Open activiteiten” en “Gesloten activiteiten”. Wanneer iemand een individuele activiteit uitvoert en afsluit, wordt ze verplaatst naar de gesloten activiteiten. Wanneer u dus de contacthistoriek wil raadplegen, kijkt u naar de gesloten activiteiten. De open activiteiten geven een overzicht van wat gepland staat.

Microsoft Dynamics CRM 2013: Activiteiten aanmaken (b.v. taak, telefoongesprek, e-mail, afspraak)

Activiteitenbeheer (i.e. sales activity management) ondersteunt het verkooptraject in alle fasen en biedt informatie over alle activiteiten die worden uitgevoerd. Met Microsoft Dynamics CRM beschikt u over een krachtig platform waarmee u activiteiten kan plannen en bijhouden. Op basis van die informatie kan u automatisch rapporten genereren die een real-time overzicht geven van de prestaties van uw verkoopteam.

Contacthistoriek – Gesloten activiteiten

De contacthistoriek fungeert als collectief geheugen van de onderneming. U ziet meteen over welk type activiteit het gaat, wie ze heeft geregistreerd en wanneer. Om meer details te zien opent u het record.

Centraal informatie delen

Door activiteiten in CRM te registreren creëert u een totaalbeeld van uw (potentiële) klanten. Bent u op prospectiebezoek geweest? Registreer die afspraak dan in CRM. Op die manier maakt u relevante data via CRM toegankelijk voor uw collega’s en voorkomt u dat er stukken informatie verloren gaan.

Steeds goed voorbereid op elke afspraak

Stel, u hebt een bezoek gepland aan een potentiële klant, doorloop dan eens de contacthistoriek.
Antwoorden op vragen zoals “Wat werd er gezegd tijdens de laatste afspraak / telefoongesprek?” of “Waarover gingen de laatste e-mails die hij of zij gestuurd heeft naar uw organisatie?” vergroten uw kansen op succes bij een volgend bezoek of afspraak.

Rapporteringsmogelijkheden

Activiteiten zijn nuttige indicatoren hoe de interactie met klanten verloopt en hoe sales mensen CRM gebruiken. Microsoft Dynamics CRM heeft standaard een aantal voorgedefinieerde activiteit rapporten die u kan gebruiken. Via de ingebouwde Report wizard is het bovendien mogelijk om zelf sales rapporten te bouwen. Voor basisrapporteringen, zoals filterbare lijsten van activiteiten, kan u standaard weergavelijsten (views) en charts in CRM gebruiken. Bovendien kan u deze weergavelijsten en charts samen brengen in overzichtelijke dashboards.

Mogelijke uitbreidingen

Om de opvolging van conversaties met (potentiële klanten) te verrijken is het mogelijk om Microsoft Dynamics CRM te koppelen aan sociale media platformen (LinkedIN, Twitter, Facebook). Ook communicatie via SMS kan geregistreerd worden in Microsoft Dynamics CRM d.m.v. een SMS gateway service.

Nog enkele tips

Welke activiteiten moet u registreren?

Elk relevant contactmoment. Afhankelijk van uw specifieke doelstellingen bepaalt u zelf wat relevant is. Het hangt er dus van af wat u wenst te bereiken.

Registreer op een consistente manier

Zodra u een duidelijk doel hebt vooropgesteld, is het belangrijk om iedereen op een gelijkaardige en consistente manier te laten werken. Als iedereen willekeurig registreert, beschikt u over een onvolledig beeld. Probeer het belang en het voordeel van de contacthistoriek aan iedereen duidelijk te maken.